Softver za volonterske spasilačke timove u kojima svi imaju i posao

01Po čemu se volonterski tim razlikuje

Volonterski spasilački tim radi isti posao kao profesionalna služba — isti teren, isto vreme, isti nestali planinar u 23 časa — ali bez strukture koju profesionalci podrazumevaju. Niko nije u smeni. Ko može da se odazove zavisi od toga ko je slobodan na poslu, ko je u gradu i čija deca već spavaju. Onaj ko večeras koordinira akciju, sutra ujutru je na svom poslu.

Većina volonterskih timova to rešava grupnim chatom, tabelom članova koju neko ažurira dvaput godišnje, papirnom listom za magacin i izveštajem napisanim po sećanju nedelju dana kasnije. To radi dok tim ne pređe dvadesetak ljudi, dok se vlasnik tabele ne odseli, ili dok neko spolja ne zatraži evidenciju koju nemaš.

Opšti alati za upravljanje volonterima pokrivaju spiskove i događaje, ali ne znaju ništa o sektorima, pozivnim znacima ili tački poslednjeg viđenja. Profesionalni komandni sistemi pretpostavljaju dispečere i IT budžet. Dobar softver za potragu i spasavanje za volonterski tim je negde između: operativan tamo gde je važno, a dovoljno jednostavan da ga volonter vodi.

02Ko je osposobljen i ko je gde

Kad krene uzbuna, korisno pitanje nije „ko je slobodan?“ nego „ko je slobodan i osposobljen za ovo?“ — alpinista za kanjon, medicinar za nestalog sa poznatom bolešću, vodič psa za poslednju poznatu tačku. U volonterskom timu to znanje obično stoji u glavi jednog iskusnog člana.

U Redoto Rescue svaki član ima profil sa sertifikatima, nivoom obučenosti, specijalnostima, medicinskim podacima, radnom istorijom i regionima kojima pripada. Lista spasilaca je pretraživa i filtrira se po ulozi i regionu, pa koordinator vidi ko odgovara zadatku pre nego što ga rasporedi. Iz iste liste sastavljaš taktičke timove sa vođom i pozivnim znakom, umesto da strukturu improvizuješ na polaznoj tački.

Klikni za uvećanje

03Koordinator koji je i sam volonter

U profesionalnoj službi koordinator ima sto. U volonterskom timu često ima laptop na haubi, telefon i radio-stanicu, a poziv je primio dok je kuvao večeru. Sve što mu uštedi jednu odluku ili jedan poziv — računa se.

Radni prostor misije drži celu akciju na jednom ekranu: dodeljene timove sa pozicijama i baterijom uživo, sektore pretrage sa pokrivenošću, tačke poslednjeg viđenja sa radijusima, bazu akcije i dnevnik događaja sa vremenima koji se puni dok se stvari dešavaju. Uzbune za akciju stižu kao push obaveštenja na telefone članova, a svaka akcija ima svoj chat kanal sa broadcast porukama koordinatora koje stižu svim timovima odjednom. Kad u tri ujutru koordinaciju preuzme drugi volonter, čita isti ekran umesto užurbane usmene primopredaje.

Životni ciklus upravljanja misijama — kreiraj, aktiviraj, prati, zatvori — prati ono što iskusni koordinatori već rade u prvom satu akcije. Softver ti ne govori kako da tražiš; vodi evidenciju dok ti odlučuješ.

Klikni za uvećanje

04Uvođenje novih članova i odlazak starih

Volonterski timovi imaju smenu ljudi kakvu profesionalne službe nemaju: pripravnike koji dođu posle kursa i probne članove koji se vremenom izgube. Pristup sistemu u kom su medicinski podaci i pozicije uživo mora da prati tu smenu.

Registracija samo uz pozivnicu

Niko se ne prijavljuje sam. Admin šalje pozivnicu, a neiskorišćenu pozivnicu može da povuče.

Pet uloga

Super Admin, Admin regiona, Koordinator, Spasilac i Posmatrač. Novi probni član može da počne kao Posmatrač i pređe u Spasioca kad bude spreman.

Regioni

Timovi koji pokrivaju više područja raspoređuju članove i admine po regionima, pa lokalni vođa upravlja svojim ljudima.

Osnove bez pomoći

Reset lozinke i izbor jezika član rešava sam, a ne jedina osoba koja zna admin pristup.

05Zajednička oprema koja ide kući sa ljudima

Volonterski timovi retko imaju magacionera. Pojasevi, radio-stanice i torbe prve pomoći stoje u gepecima članova, da bi mogli pravo na zborno mesto — što je pametno sve dok niko ne zna gde je druga termovizijska kamera.

Redoto Rescue to vodi kao zaduženje. Član traži opremu, admin odobrava, a predaja se beleži sa fotografijama, stanjem i potpisanim PDF ugovorom. Zaduženja pokazuju šta je uzeto, za koju akciju i do kada se vraća; oprema kojoj je prošao rok dobija oznaku, a podsetnik stiže kao push obaveštenje onome koga se tiče. Oprema ima QR ili barkod nalepnice i servisnu istoriju, a potrošni materijal kao što su zavoji i baterije vodi se po lotu i roku trajanja, uz uzbunu kad zaliha padne ispod minimuma. Više o upravljanju opremom.

Klikni za uvećanje

06Praćenje lokacije koje će članovi prihvatiti

Volonteri s pravom imaju zadršku prema aplikaciji koja zna gde su. Nisu zaposleni, i organizaciju se ne tiče gde provode subotu. Sistem za praćenje koji članovima smeta je sistem koji neće uključiti, a mapa uživo na kojoj se vide četiri od jedanaest timova gora je od nikakve mape.

Terenska aplikacija deli poziciju tek kad član izričito odobri dozvolu, i samo dok je na dužnosti u aktivnoj akciji. Jedan dodir pokreće deljenje, jedan ga zaustavlja, a dozvola može da se povuče u svakom trenutku. Lokacija se koristi za akciju i ni za šta drugo. Na stranici o lokaciji su sva ograničenja, a GPS praćenje uživo opisuje šta koordinator vidi.

07Evidencija za nadležne, osiguravače i donatore

Volonterski timovi odgovaraju većem broju ljudi nego što očekuju: policiji ili civilnoj zaštiti koja ih je angažovala, osiguravaču članova, opštini ili donatorima koji su platili vozilo. Svi oni pre ili kasnije traže isto — šta se desilo, ko je bio tamo, šta je korišćeno i kada.

• Izveštaji posle akcije nastaju iz zapisa misije — vremenska linija, timovi, sektori, snimljeni tragovi — umesto da se rekonstruišu po sećanju.
• Revizioni dnevnik beleži svaku osetljivu radnju, ko ju je izvršio i kada, uz pretragu po radnji, entitetu i datumu.
• Biblioteka dokumenata čuva protokole, priručnike, sertifikate i odluke, po regionima i deljene po ulozi ili osobi.
• Evidencija održavanja pokazuje izvedene radove, cenu, servisera i datum narednog servisa za svaku stavku i vozilo — korisno kad je nabavku platila donacija.

08Mali budžet i nema IT odeljenja

Redoto Rescue radi u cloud-u i spreman je za GDPR, pa nema servera za održavanje ni hardvera za kupovinu. Većina organizacija je operativna za nekoliko dana: podesimo tvoje regione, uloge i brend i provedemo koordinatore kroz postavljanje. Interfejs je potpuno dvojezičan, na srpskom i engleskom. Web komandni centar je u produkciji; mobilna aplikacija za iOS i Android je u pripremi za objavljivanje.

Svi moduli su nabrojani na stranici mogućnosti. Ako tvoji volonteri rade uglavnom na visokom terenu, pogledaj i spasavanje u planini.